Rumoerige kantoortuinen, oeverloze vergadersessies en een babbeltje bij het koffieapparaat, weet je nog? We zijn een jaar verder en inmiddels volledig gewend aan werken vanuit huis. Binnen no-time omarmden we remote werkplekken en dat ging opmerkelijk goed. Dankzij samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams houden we contact met collega’s en zorgen we dat de business blijft draaien.Een nadeel van thuiswerken is dat data minder centraal terechtkomen. De gegevens staan in de cloud, on-premises of op de laptop van medewerkers. Deze wildgroei van data bemoeilijkt de integrale beveiliging en backup van gegevens. Terwijl integraal databeleid juist nu belangrijk is. Meer dan ooit is de bedrijfsvoering afhankelijk van data en dus is dataverlies door uitval of ransomware funest.

Beperkte garantie

Zelfs organisaties die volledig in de cloud werken, hebben hun databeleid niet zonder meer op orde. Ik hoor je denken: als de gegevens en eigen applicaties op Azure of AWS terechtkomen, zijn ze toch goed beveiligd en gemakkelijk te herstellen? Helaas. Ook dan blijf jij verantwoordelijk voor beveiliging, backup en recovery. Microsoft en Amazon geven slechts beperkte garantie.
En dus luidt het credo: zorg voor een waterdicht databeleid. Zeker nu we met z’n allen vanuit huis in de cloud werken en cybercriminelen op onze data azen. Weet welke gegevens cruciaal zijn, waar ze zijn opgeslagen en hoe je ze kunt terugzetten na een incident. Ongeacht de opslaglocatie. Dataverlies en ransomware kun je immers nooit helemaal voorkomen; één muisklik op een dubieuze link en je bent de klos.

Praktijktips

Er bestaan good practices die elke organisatie ter harte moet nemen bij het opstellen van databeleid. Allereerst: achterhaal wat jouw belangrijkste data zijn en minimaliseer de wildgroei van overbodige gegevens. Staan de gegevens op de laptop van individuele medewerkers, op jouw centrale bedrijfsserver of ergens in de cloud? Stel vervolgens een robuust backup-plan op. Gebruik hierbij minimaal drie kopieën, op twee verschillende opslagmedia waarvan je er één op een andere plek bewaart. Die andere plek was voorheen vaak op tape opgeslagen op een tweede en soms zelfs derde locatie. Tegenwoordig is opslag in een andere cloud een prima alternatief.
Een backup vanuit een veelzijdige ict-omgeving kun je tegenwoordig prima regelen in de cloud. Maar vertrouw daarbij nooit blindelings op de cloudleverancier. Zijn verantwoordelijkheid over jouw gegevens is waarschijnlijk beperkt. Het is dus niet verstandig om zowel je primaire als secundaire data in dezelfde cloud-oplossing op te slaan. Neem daarom het heft in eigen hand en zorg voor een oplossing waarmee je jouw data en applicaties gemakkelijk kunt terugzetten en herstellen, wat hun locatie ook is.
Backup anno 2021 vereist tooling die raad weet met uiteenlopende databronnen in een hybride ict-infrastructuur. Of het nu gaat om bestanden in Microsoft 365, databases op eigen servers of gegevens die op een notebook staan: met een weldoordacht plan voor backup en recovery wordt het volgende incident een peulenschilletje. Zelfs als we met z’n allen blijven thuiswerken.