Als we het aan de Autoriteit Persoonsgegevens vragen, heeft u bijna altijd toestemming nodig. Maar het kan makkelijker. We delen de privacyregels met u.

Hoe kom u aan de gegevens?

Allereerst moet u zich afvragen hoe u aan gegevens komt en/of dat wel rechtmatig is. Kom u niet rechtmatig aan de gegevens, dan falen alle plannen daarna.

Het krijgen, kopen, scrapen, hebben en verwijderen van e-mailadressen zijn allemaal verwerkingen van persoonsgegevens. In elk geval als het gaat om e-mailadressen van een persoon of eenmanszaak en niet de algemene adressen van een bedrijf.

Voor het mogen verwerken van de gegevens heeft u een grondslag nodig. Voor direct marketing, zoals e-mail, zou het Gerechtvaardigd belang als grondslag al snel uitkomst kunnen bieden. Dat zou ook betekenen dat u op basis van die grondslag adressen zou mogen kopen of scrapen.

Informatieplicht

hoe u aan de gegevens komt, op basis van welke grondslag u ze verwerkt, met welk doel u ze verwerkt en zo nog een aantal zaken, moet u aan de betrokkenen – de personen van wie de e-mailadressen zijn – wel melden. Dat doet u in een privacyverklaring.

U hoeft niet te vertellen bij welk bedrijf u gegevens hebt ingekocht, maar wel dát u het gedaan hebt. Of u kunt vermelden dat u e-mailadressen hebt gekregen vanuit een samenwerking. Bijvoorbeeld dat ik van Frankwatching de e-mailadressen krijg van de deelnemers van een webinar. Dat moet dan vooraf al door Frankwatching worden aangekondigd.

U mag gegevens namelijk niet voor een ander doel verwerken dan waarvoor u het verkregen hebt. U mag daarom gegevens ook niet zomaar delen met derden.

Gegevens inzetten

Nu, u hebt (rechtmatig) gegevens verzameld en u hebt gezorgd dat de privacyverklaring gemakkelijk te vinden is en helemaal up-to-date is. U voldoet helemaal aan de AVG. Maar dan komt de Telecommunicatiewet (T.w.) om de hoek kijken. Dat u gegevens rechtmatig hebt verkregen, zorgt namelijk nog niet dat u mensen mag benaderen. De Telecommunicatiewet geeft onder meer regels voor ongevraagde (commerciële) communicatie. Dit staat ook wel bekend als het spamverbod.

U mag mensen en bedrijven niet zomaar e-mailen, appen of een direct message sturen, maar niet als:

• ze klant bij u zijn
• u vooraf toestemming hebt gekregen
• het communicatiekanaal specifiek is opengesteld voor bepaalde berichten

U mag klanten mailen

Een persoon of bedrijf is klant wanneer ze een product of dienst hebben afgenomen. U mag ze dan mailen over dezelfde soort producten of diensten. Staan de producten en diensten voldoende in verband met wat ze gekocht hebben, dan mag u daarover mailen.

Een grappig voorbeeld dat iemand tijdens een presentatie opperde: “Als u wegwerpluiers koopt, heeft u kennelijk een baby. Baby’s zorgen voor veel was. Dus mag u ook mailen over wasmachines.” Dat is te ver van elkaar verwijderd. Alhoewel u met een baby in huis vast heel goed een wasmachine kunt gebruiken, staat het niet voldoende met elkaar in verband. Spuugdoekje, spenen, zalf, babyzeep, babyflesjes, draagdoeken; dat zou allemaal nog wel kunnen. Dat staat in voldoende verband met de luiers.

Hoe lang u iemand klant mag noemen? Goede vraag. Zelfs de Autoriteit Persoonsgegevens en de Autoriteit Consument en Markt geven daar geen antwoord op. Belangrijk is om ze snel genoeg op de nieuwsbrieflijst te zetten en te mailen. Zolang de klant zich niet uitschrijft, mag u blijven mailen.

Met toestemming mag alles

Ondanks dat u misschien een goede reden hebt om gegevens te verzamelen, mag u mensen niet ongevraagd e-mailen. Als ze ook al geen klant van u zijn, hoe los u het dan op? Door toestemming te vragen! Maar ook die toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Vrij
• Specifiek
• Geïnformeerd
• Ondubbelzinnig

U moet dus zeer duidelijk en in eenvoudige taal aan mensen uitleggen waar u precies toestemming voor vraagt. Vraag u voor meerdere doeleinden toestemming, dan moet u voor elk doel apart toestemming krijgen. Bijvoorbeeld door meerdere aanvinkvakjes te gebruiken. Een aanvinkvakje voor “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden en ontvang graag de nieuwsbrief”, mag dus niet.

Waar het vooral vaak fout gaat is hoe “vrij” de toestemming gegeven kan worden. Voor de meeste nieuwsbrieven en sales funnels wordt gebruik gemaakt van een weggever. Naam en e-mailadres moeten achtergelaten worden om die gratis weggever te mogen ontvangen. Vervolgens staat ergens onderaan nog klein zoiets als: “Oh ja, u gaat trouwens ook akkoord met het ontvangen van de nieuwsbrief die we drie keer per dag versturen”, al dan niet met een verplicht in te vullen vak ervoor. Dat de inschrijving voor de nieuwsbrief een verplichting is om de weggever te kunnen krijgen, maakt dat de toestemming niet meer vrij gegeven wordt. De toestemming is namelijk opeens een voorwaarde geworden de weggever te krijgen.

Daar heb ik twee oplossingen voor:

• U laat mensen inschrijven voor de nieuwsbrief en geeft ze als extraatje de weggever. Bijvoorbeeld met een tekst als: “Schrijf u vandaag nog in voor de nieuwsbrief en ontvang gratis ons nieuwste e-book.”
• U geeft de weggever weg, per e-mail en stuurt ze vervolgens alleen mails die voldoende verband houden met de weggever. Door de gratis weggever aan te vragen, zijn ze naar mijn mening klant geworden. U kunt ze dus op die manier behandelen en e-mailen.

Speciale e-mailadressen

U mag niet zomaar ongevraagde communicatie sturen, maar niet als bijvoorbeeld uit het e-mailadres of de tekst op een bepaalde pagina blijkt dat het wel mag.

Heeft een journalist een persbericht@journalist.nl e-mailadres, dan mogen naar dat mailadres persberichten verstuurd worden. Een bedrijf met nieuwsbrief@bedrijf.nl staat er kennelijk voor open om via dat mailadres nieuwsbrieven te ontvangen.

Een persoon die op LinkedIn zijn of haar e-mailadres plaatst en daarbij een tekst schrijft waaruit blijkt dat u die persoon mag benaderen als u een baan voor hem of haar weet (of een tekst waaruit blijkt dat u mag mailen met goede aanbiedingen), dan mag u daar dus over mailen.

Bied altijd de mogelijkheid tot uitschrijven

Wat u ook doet, onder elke automatisch verstuurde e-mail moet een eenvoudige mogelijkheid geboden worden om weer uit te kunnen schrijven. Uitschrijven moet net zo makkelijk zijn als inschrijven. Bij voorkeur dus met slechts één klik op de knop. Misschien twee. Meer handelingen zijn al snel te veel.

Schlussfolgerung
Privacyregels, kort door de bocht

Waar moet u nu op letten als u ongevraagde commerciële communicatie wil sturen, per e-mail, sms, WhatsApp, DM en dergelijke kanalen?

• Mag u e-mailen? Klant, toestemming of opengesteld e-mailadres
• Klopt de inhoud? Staat de inhoud in voldoende verband met gekochte producten of diensten of klopt het met de geformuleerde toestemming?
• Is er een duidelijke en gemakkelijke opt-out onder elke e-mail?